Essam A. Essawy

المواصفات الفنية المتقدمة لأنظمة إدارة الأرشيف الإلكتروني (ERMS)
إطار مرجعي للمتخصصين والأكاديميين

تمهيد
تعريف نظام إدارة الأرشيف الإلكتروني (ERMS) ليس مجرد نظام لإدارة المستندات أو السجلات الحيوية (EDRMS)، بل هو نظام معلومات متكامل مُصمم خصيصًا لإدارة السجلات الأرشيفية الرقمية ذات القيمة الدائمة عبر كامل دورة حياتها، من لحظة التولد وحتى الإتاحة الدائمة أو الإتلاف المأذون، مع ضمان أصالتها وموثوقيتها وسريتها وقابلية الاسترجاع في الأجل الطويل يتطلب هذا مواصفات فنية تفوق بكثير تلك المطلوبة في أنظمة إدارة المحتوى التقليدية

1 الإطار النظري والمعياري الأساسي
المواصفة 11: الامتثال لنموذج Open Archival Information System (OAIS)
الشرح: يجب أن يتبنى النظام البنية المرجعية OAIS (ISO 14721) التي تحدد الأدوار الوظيفية (الإيداع، الإدارة، الحفظ، الوصول، الإدارة، التخطيط) وحزمة المعلومات الأرشيفية (AIP) التي تحتوي على المحتوى (Content Information) والمعلومات الوصفية للحفظ (Preservation Descriptive Information)
المرجع:
ISO 14721:2012, Space data and information transfer systems — Open archival information system (OAIS) — Reference model [رابط ISO
https://wwwisoorg/standard/57284html ) |
شرح مفصل من وكالة الفضاء الأوروبية: [رابط CCSDS](https://publicccsdsorg/Pubs/650x0m2pdf)

المواصفة 12: دعم دورة حياة السجلات وفق نموذج "السجلات المستمرة" (Continuum Model) وليس النموذج الحلقي (Lifecycle Model) فقط
الشرح: يجب أن يدعم النظام إدارة السجلات بشكل مستمر ومتوازٍ منذ نشأتها في بيئات الأعمال، وليس فقط عند نقلها للأرشيف يتكامل مع أنظمة إنشاء السجلات (مثل أنظمة ERP، البريد الإلكتروني) لضبطها منذ المصدر
المرجع: Upward, F (1997) Structuring the Records Continuum Part One: Postcustodial principles and properties Archives and Manuscripts, 25(1), 50–68 [رابط](https://searchinformitorg/doi/103316/informit366446635145593 ) | ISO 154891:2016 Information and documentation — Records management

المواصفة 13: الالتزام بمبادئ "السجلات الموثوقة" ( trustworthy ) كما حددتها ISO 30301 و DoD 50152
الشرح: يجب أن يضمن النظام أن السجلات تحافظ على خصائص: الأصالة (Authenticity)، الموثوقية (Reliability)، النزاهة (Integrity)، القابلية للاستخدام (Usability) هذا يتطلب وظائف مثل ختم الزمن الرقمي، وإدارة الهوية والصلاحيات، وتتبع سلسلة الوصاية
المرجع: ISO 30301:2019, Information and documentation — Management systems for records — Requirements | Department of Defense (DoD) 501502STD, Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard [رابط DoD](https://wwwesdwhsmil/Portals/54/Documents/DD/issuances/dodm/501502stdpdf )