Essam A. Essawy

 مقارنة بين نظم إدارة الوثائق التقليدية والوثائق الإلكترونية:
عنصر المقارنة الوثيقة الورقية الوثيقة الإلكترونية
إدارة المعلومات صعوبة إدارة المعلومات سهولة إدارة كل المعلومات
الاستخدام صعوبة استخدام الوثيقة مرة أخرى سهولة استخدام الوثيقة أكثر من مرة
الإجراءات بطء الإجراءات التدفق السريع للوثائق والمعلومات عبر المؤسسة
المراقبة صعوبة المراقبة أثناء تداول الوثائق سهولة المراقبة والمتابعة
الإنتاج بطء إنتاج الوثائق سرعة إنتاج الوثائق وأرشفتها
التوزيع من خلال الطبع والإجراءات اليدوية ألي من خلال الشبكات بين مكاتب وفروع المؤسسة
الإعداد نسخ ورقية تقليدية محدودة نسخ إلكترونية بلا حدود
المراسلات تتم بالبريد العادي التقليدي تتم بالبريد الإلكتروني
مكان الحفظ ضيق مكان الحفظ وتكدسه إمكانيات كبيرة فى التخزين والحفظ
الحفظ صعوبة حفظ كمية كبيرة من الوثائق سهولة حفظ كميات كبيرة
أدوات الحفظ تحتاج لأرفف ودواليب وملفات ..... تحتاج لأجهزة حاسبات عالية السعة ( سيرفير) مع استخدام الوسائط الثانوية
التشريعات متوافرة ومستخدمة من زمن عدم توافرها بشكل كاف حتى الآن
النسخ الاحتياطية عدم وجود نسخ احتياطية فى حال حدوث الكوارث يمكن توفير العديد من النسخ الاحتياطية
الأمن يمكن فتح الوثيقة أو الملف بكل سهولة والاطلاع عليها لا يمكن فتحها إلا مع وجود إجراءات أمنية مختلفة لفتحها